Mehr Zeit & zufriedene Kundendurch Automatisierung

Wir automatisieren die Verwaltungsarbeit inhabergeführter Betriebe – Posteingang, Telefon, Angebote und Dokumentation – individuell für deinen Betrieb statt von der Stange.

Was bringt Automatisierung für deinen Betrieb?

  • Dein E-Mail-Eingang sortiert sich selbst – Anliegen werden erkannt, kategorisiert und der richtigen Person zugewiesen.

  • Der KI-Telefonassistent nimmt Anrufe entgegen, wenn bei dir gerade niemand ans Telefon kann – und dokumentiert jedes Anliegen als Vorgang.

  • Angebote & Rechnungen entstehen als Entwurf von selbst – du prüfst nur noch, statt abends am Schreibtisch zu sitzen.

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Wir melden uns bei dir i. d. R. innerhalb von 2–3 Werktagen bzgl. deines Anliegens.

Dein Büro auf Autopilot

Wir automatisieren deine wiederkehrenden Prozesse – vom Posteingang über die Telefonie bis zu Angeboten und Rechnungen

Wir setzen auf deiner bestehenden Software auf und automatisieren die Vorgänge, die dich und dein Team jeden Tag Stunden kosten – Kundenanfragen, Angebote, Terminkoordination und die komplette Dokumentation.

  • Individuell statt von der Stange: Wir automatisieren die Prozesse, die bei dir wirklich Zeit kosten – nicht die, die ein Standardprodukt zufällig abdeckt.
  • Keine 30 Tools, die nicht miteinander sprechen: ein Ökosystem, eine Datenbank – alles greift ineinander.
  • Kein Systemwechsel: Deine bestehende Software bleibt – wir automatisieren drumherum.
Platzhalter: Dashboard mit Vorgangsübersicht und Auswertungen
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Entlaste dein Team von Routineaufgaben

Platzhalter: Mitarbeiterin im Büro eines Betriebs

Kennst du das? Dein Team steckt den ganzen Tag im Tagesgeschäft – beim Kunden, auf der Baustelle oder im Termin – und abends um 21 Uhr sitzt der Chef noch am Schreibtisch, beantwortet E-Mails und schreibt sonntags die Angebote und Rechnungen.

Das Problem liegt in den Prozessen, nicht in der Anzahl der Mitarbeiter. In den meisten Betrieben läuft jede Anfrage und jede Reklamation über Köpfe statt über ein System.

Der Fachkräftemangel macht es nicht leichter: Erfahrene Leute sind teuer und schwer zu finden. Eine der wirksamsten Möglichkeiten, trotzdem zu wachsen, sind automatisierte Abläufe, die die Routine übernehmen. Wenn Posteingang, Telefonie und Dokumentation von selbst laufen, bleibt mehr Zeit fürs eigentliche Geschäft.

Dein Betrieb ohne Automatisierung

  • Posteingang quillt über
  • Anrufe gehen verloren, während du draußen bist
  • Kunden warten tagelang auf Antworten
  • Angebote & Rechnungen fressen den Feierabend
  • Wissen steckt in Köpfen statt im System
  • Keine Zeit fürs eigentliche Geschäft

Dein Betrieb mit Automatisierung

  • Posteingang sortiert & priorisiert sich selbst
  • Jeder Anruf wird angenommen & dokumentiert
  • Kunden erhalten Antworten in Minuten
  • Angebote & Rechnungen entstehen als Entwurf von selbst
  • Jeder Vorgang ist für alle nachvollziehbar
  • Dein Team konzentriert sich aufs Geschäft

Kommt dir bekannt vor? Du hast schon wieder eine Software gekauft, die nur 90 % deiner Prozesse abdeckt – und die restlichen 10 % kosten dich trotzdem jeden Tag Stunden. Genau dort setzen wir an: Wir automatisieren, was deine Software nicht abbildet – individuell für deinen Betrieb. Fordere jetzt deine kostenlose Prozessanalyse an, um zu erfahren, welche Abläufe sich bei dir automatisieren lassen.

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Wir kommen, um zu bleiben – als strategischer Partner, nicht als das nächste Tool.

Was wir automatisieren

Drei Beispiele, wie Automatisierung in deinem Betrieb aussehen kann – vom selbst sortierenden Posteingang über den Telefonassistenten bis zum Angebot, das sich von selbst vorbereitet.

Beispiel Posteingang: Dein Postfach sortiert sich selbst

Täglich landen Anfragen, Rechnungen und Reklamationen im selben Postfach – und jemand muss alles lesen, zuordnen und verteilen.

Mit einem Posteingangs-Assistenten wird jedes Anliegen erkannt, dem richtigen Vorgang und der zuständigen Person zugewiesen und mit einem Antwortentwurf versehen. Dein Team prüft nur noch und sendet.

Klingt nach deinem Postfach? Sprich mit uns.

Beispiel Angebote: Sie schreiben sich von selbst vor

Der Tag gehört den Kunden – und abends warten die Anfragen im Postfach. Angebote und Rechnungen entstehen am Wochenende, weil unter der Woche keine Zeit dafür ist.

Stattdessen liest eine Automatisierung jede Anfrage, erkennt, was gebraucht wird, und bereitet auf Basis deiner Leistungen und Preise einen Angebotsentwurf vor. Du schaust drüber, passt an – und raus damit.

So etwas fehlt dir? Sprich mit uns.

Beispiel Telefon: Kein Anruf geht mehr verloren

Wenn alle mitten in der Arbeit stecken, geht niemand ans Telefon. Anrufe landen auf der Mailbox, Rückrufe werden vergessen – und der Kunde ruft beim nächsten Betrieb an.

Ein KI-Telefonassistent nimmt jeden Anruf entgegen, erfasst das Anliegen strukturiert und legt es als Vorgang ab. Dein Team sieht danach auf einen Blick, wer angerufen hat, worum es geht und was zu tun ist.

Genau dein Problem? Sprich mit uns.

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Wir schauen gemeinsam, welche deiner Prozesse sich automatisieren lassen.

Wir verwandeln Anfragen in gelöste Vorgänge

Platzhalter: Tagesgeschäft in einem inhabergeführten Betrieb

3 Gründe, wieso dein Betrieb im Tagesgeschäft feststeckt

  • Dein Posteingang ist unstrukturiert: Anfragen, Rechnungen und Reklamationen landen im selben Ordner – niemand weiß, was wirklich dringend ist.

  • Anrufe gehen verloren und nichts ist dokumentiert: Wer mitten in der Arbeit steckt, verpasst den Anruf. Und was am Telefon besprochen wurde, steht in keinem System – es muss später mühsam rekonstruiert werden.

  • Das Wissen steckt in Köpfen statt im System: Fällt ein Mitarbeiter aus, weiß niemand mehr, welche Vorgänge offen sind. Kunden fragen zum dritten Mal nach – und bekommen jedes Mal eine andere Antwort von einem anderen Mitarbeiter.

Das Ergebnis: Deine Kunden warten tagelang auf Antworten, dein Team arbeitet nur noch Rückstände ab und neue Aufträge musst du ablehnen, weil schlicht keine Kapazität mehr da ist.

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Mehr Effizienz durch Automatisierung

Wir automatisieren, was dein Team jeden Tag Stunden kostet – vom Posteingang bis zur Rechnung.

Überleg mal: Wie viel Zeit kostet dich ein einziger Vorgang?

1. Ein Anliegen erreicht dich – per E-Mail oder Telefon, an jedem Tag und zu jeder Uhrzeit, auch nach Feierabend.

2. Die Automatisierung erkennt das Anliegen, kategorisiert es und legt den Vorgang mit allen wichtigen Daten an.

3. Dein Team prüft, bestätigt mit einem Klick – und die Antwort geht raus.

Wenn dein Posteingang sich selbst sortiert und jeder Anruf sauber dokumentiert wird, gewinnt dein Team jeden Tag Stunden zurück. Gleichzeitig sinkt die Zahl der Nachfragen, denn deine Kunden sind längst informiert und müssen nicht mehr zum dritten Mal nachfassen.

Melde dich jetzt für eine kostenlose Prozessanalyse mit einem unserer Automatisierungs-Experten, um zu erfahren, welche Abläufe in deinem Betrieb sich zuerst automatisieren lassen und wie viel Zeit du dadurch zurückgewinnst.

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Wer hinter dem Projekt steht

Zwei Gründer, ein Anspruch: Technik, die dir Arbeit abnimmt – und eine Zusammenarbeit, die bleibt

Wir sind ein Gründerteam aus Köln: ein erfahrener Software-Entwickler und CTO, der seit Jahren Startups und Konzerne bei Digitalprojekten begleitet, und ein Berater mit über zehn Jahren Praxiserfahrung, der weiß, wie Arbeitsalltag abseits des Schreibtischs aussieht.

Wir bauen bewusst individuell statt von der Stange – deshalb nehmen wir nur wenige Betriebe gleichzeitig an und betreuen diese dafür laufend. Unser Anspruch: wiederkehrende Aufgaben aus deinem Tagesgeschäft nehmen und deinem Team Zeit für die Kunden zurückgeben.

Hier erfährst du mehr über uns beide.

Platzhalter: Die beiden Gründer bei der Arbeit
Platzhalter: Stefan Gimborn, Mitgründer

Über Stefan Gimborn

Stefan ist erfahrener Entwickler, CTO und Innovationspartner. Er hat zahlreiche Startups auf dem Weg von der Idee zur Lösung begleitet – ebenso wie Konzerne, die frische Geschwindigkeit in ihre Digitalprojekte bringen wollten.

Seine Wurzeln liegen in einer renommierten Kölner App-Agentur. Von dort aus hat er sich über die Jahre ein europäisches Netzwerk und einen Ruf als pragmatischer Macher erarbeitet: hands-on, empathisch, technisch exzellent.

Heute baut er nicht nur Software, sondern auch Teams und Vertrauen – mit einem klaren Blick für Geschäftsmodelle, einer Liebe für neue Technologien und dem Anspruch, mehr zu liefern als nur funktionierenden Code.

Platzhalter: Lukas Steffen, Mitgründer

Über Lukas Steffen

Lukas betreibt Change Management in Organisationen mit über 500 Mitarbeitenden. Er kennt die Herausforderungen von Kulturwandel und strategisch komplexen Organisationskonstrukten – und weiß, dass neue Technologie nur dann etwas bringt, wenn die Menschen im Betrieb sie auch mittragen.

Deshalb beginnt seine Arbeit nicht beim Werkzeug, sondern beim Alltag deines Teams: Wo hakt es wirklich, was soll bleiben, wie es ist, und was darf endlich einfacher werden? Aus diesen Antworten entsteht Veränderung, die im Tagesgeschäft trägt, statt nur auf dem Papier gut auszusehen.

Bei freiumdrei sorgt er dafür, dass Automatisierung nicht als Fremdkörper ankommt, sondern als Entlastung – vom ersten Gespräch bis zu dem Moment, in dem niemand im Team mehr ohne sie arbeiten möchte.

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Wie läuft eine Zusammenarbeit ab?

Welche Vorteile hat eine Zusammenarbeit mit uns für deinen Betrieb konkret?

In unserem 4-Schritte-Prozess analysieren wir deine Abläufe, bauen die passende Automatisierung und bleiben als strategischer Partner an deiner Seite – bis du die Zeit zurückgewinnst, die dir heute verloren geht.

1. Wir analysieren deine Prozesse und ermitteln dein Automatisierungs-Potenzial.

2. Wir bauen die Automatisierung und binden sie an deine bestehende Software an.

3. Wir bleiben strategischer Partner und entwickeln gemeinsam deine Prozesse weiter.

4. Du gewinnst endlich die Zeit zurück, die bisher in Verwaltung verloren ging.

Tritt mit uns in Kontakt

Wie kannst du eine Zusammenarbeit anfragen? Weil wir individuell bauen und laufend betreuen, nehmen wir bewusst nur wenige Betriebe gleichzeitig an. So läuft der Weg zu einer Zusammenarbeit:

  1. 1. Anfrage

    Im ersten Schritt füllst du ein kurzes Formular aus, damit wir uns bestmöglich auf das Gespräch vorbereiten können.

  2. 2. Prozessanalyse

    Im zweiten Schritt finden wir gemeinsam heraus, welche Prozesse bei dir das größte Potenzial haben.

  3. 3. Strategie

    Im dritten Schritt besprechen wir, wie wir die Automatisierung ideal in deine Abläufe integrieren.

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Kontakt & Ansprechpartner

Stefan Gimborn und Lukas Steffen sind deine Ansprechpartner für Kontaktanfragen und neue Automatisierungs-Projekte.

Als Gründer betreuen wir jede Anfrage persönlich – von der ersten Prozessanalyse bis zur laufenden Zusammenarbeit.

Nutze für deine Anfrage einfach den Button – wir melden uns persönlich bei dir.

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Platzhalter: Stefan Gimborn und Lukas Steffen, Gründer

Stefan Gimborn & Lukas Steffen, Gründer

Unser Standort
in Köln.

Du findest uns im Kölner Mediapark – zentral und gut erreichbar.

Von hier aus arbeiten wir daran, inhabergeführte Betriebe von Routineaufgaben zu befreien – mit Automatisierung, die zu ihren Abläufen passt.

  • Im Mediapark 5, 50670 Köln
Kartenausschnitt mit unseren Standorten

Häufig gestellte Fragen

Hier findest du die Antworten auf die häufigsten Fragen zu unserer Arbeit – kurz und ohne Fachchinesisch.

Für wen lohnt sich Automatisierung?

Für inhabergeführte Betriebe mit wiederkehrender Büroarbeit – vom Handwerksbetrieb über die Praxis bis zur Hausverwaltung. Je mehr E-Mails, Anrufe und Papierkram bei dir anfallen, desto größer ist der Hebel.

Muss ich meine bestehende Software wechseln?

Nein – genau da setzen wir an. Deine Software deckt vielleicht 90 % deiner Prozesse ab; wir automatisieren die fehlenden 10 % und binden an, statt zu ersetzen. Ein Systemwechsel ist nicht nötig.

Wie funktioniert die Zusammenarbeit?

Als laufende Partnerschaft statt als einmaliges Projekt: Wir automatisieren die ersten Prozesse, betreuen sie weiter und schauen regelmäßig gemeinsam, was sich als Nächstes automatisieren lässt. Die Weiterentwicklung ist Teil der Zusammenarbeit – ohne dass für jede Idee eine neue Projektrechnung kommt.

Was passiert, wenn irgendwann alles automatisiert ist?

Dann sagen wir dir das offen – und schlagen dir vor, die Zusammenarbeit zu verkleinern oder zu pausieren. Wir verdienen an einer langfristigen Partnerschaft, nicht an Abhängigkeit.

Ist die Prozessanalyse wirklich kostenlos?

Ja, die Prozessanalyse ist komplett kostenlos und unverbindlich. Viele Betriebe können sich zunächst nicht vorstellen, welche ihrer Abläufe sich überhaupt automatisieren lassen. Genau das klären wir vorab gemeinsam – ohne jede Verpflichtung.

Habt ihr Referenzen?

Wir sind ein junges Unternehmen und starten aktuell mit den ersten Projekten. Sobald es Ergebnisse gibt, findest du sie hier auf der Seite – bis dahin überzeugen wir dich lieber im Gespräch als mit erfundenen Zahlen.

In unserer kostenfreien Prozessanalyse setzen wir uns eingehend mit deinem Betrieb und deinen Abläufen auseinander und analysieren, welche Vorgänge sich automatisieren lassen. Wenn das Potenzial da ist, zeigen wir dir eine konkrete Strategie, mit der dein Team messbar Zeit gewinnt – ohne zusätzliches Personal und ohne Softwarewechsel. Hier findest du Beispiele, was wir automatisieren.

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